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院办公室职责

院办公室职责

一、综合协调

1.制定和管理突发公共事件总体应急预案。负责大型活动的组织工作,协助院领导处置重大事件和突发事件。

2.协调安排院领导院务活动。负责学院党务、行政部门、系部之间的综合协调工作。

3.负责学院年度基层统计报表、人才培养工作状态数据采集上报和信息公开工作,同时做好重要信息的上报工作。

4.按照学院车辆管理规定,负责办公车辆调派工作。

5.负责办公电话管理工作。

6.做好事业单位法人证书年检和使用管理工作。

7.负责学院领导、会议室及院办公室的固定资产管理。

二、调研督办

8.负责院内调研工作。

9.协助院长做好院长办公会和专题会议议定事项的督促、检查、协调、落实情况。

10.负责全院安全隐患排查及督促整改工作。

11.协助院领导做好部门年度考核。

三、文秘工作

12.组织起草学院工作报告、发展规划、工作计划、工作总结、领导讲话和综合性规章制度,起草或者审核以院党委和院行政名义上报下发的各类文件。

13.负责院长办公会议、专题会议和综合性会议等会议的会议记录,印发会议纪要。

14.负责公文的收发、登记、批办、传阅、催办、立卷、归档和报刊、杂志的征订、传递工作。

15.负责全院公章管理和制发工作。使用和管理院党委印章、学院印章、院长签名章、办公室印章等各类印章,确保印章使用准确、安全。

16.出具介绍信、证明等公函。

四、信访工作

17.协助院领导统筹全院信访工作的批转、督办工作。

五、机要保密

18.负责全院保密工作和学院保密委员会办公室的日常工作。

19.认真做好机要文件、密电的分发、传阅、催办工作,同时做好文件的收集、整理、保管、鉴定、立卷、归档工作。

六、会务接待

20.负责学院领导出访、调研、考察的安排准备工作。

21.负责上级机关领导和兄弟单位领导的接待工作。

22.负责学院重要会议会务工作。

七、档案工作

23.负责学院档案收集、整理、归档、查阅和安全、保密等工作,管理综合档案室。

八、外事工作

24.负责外事工作,统一管理涉外事务。会同有关部门做好学院与国外境外院校及有关机构的交流、合作和外籍教师、外籍专家的聘请、管理和服务等工作。

25.贯彻、执行、宣传有关出国(境)管理法律、法规、政策、纪律,制定学院因公出国(境)管理的文件、规定。办理因公出国(境)人员的材料审核、报批,协助办理出国签证。

九、其他工作

26.做好本部门人员教育管理和资产管理工作。

27.完成院党委和行政交办的其他事项。